Sukcesy wdrożeń chmurowych rozwiązań SAP: Maspex

Chmurowe rozwiązania SAP to technologia, która zmienia sposób prowadzenia biznesu. Potwierdza to doświadczenie takich polskich firm, jak Maspex. W tym przypadku wdrożenie chmurowych technologii przyniosło konkretne korzyści i wyniosło biznes na kolejny poziom rozwoju.

Maspex to jedna z największych w Europie Środkowo-Wschodniej firm działających w segmencie spożywczym, mająca w swoim portfolio 70 marek produktów wytwarzanych w 17 zakładach w Polsce i za granicą, a dostarczanych do klientów w ponad 70 krajach.

Maspex od lat korzysta z rozwiązań SAP z zakresu ERP (planowania zasobów przedsiębiorstwa). Niedawno firma zdecydowała się na wdrożenie nowego dla nich produktu z portfolio SAP. Doświadczenia, jakie przy tym zebrano, są bezcennymi wskazówkami dla wszystkich, którzy rozważają przejście na rozwiązania SAP, w szczególności na produkty działające w technologii chmurowej.

Maspex – liczy się czas

Istotą wdrożenia nowego produktu wspomagającego zarządzanie w Maspex było przyspieszenie procesu analizy i planowania.

– Miałam jasny cel, przekazany przez CEO: trzeba skrócić harmonogram planowania – mówi Izabella Lukaj, dyrektor ds. Kontrolingu CCO w Grupie Maspex.

Tutaj najlepszym rozwiązaniem okazało się oprogramowanie SAP Analytics Cloud (SAC). To trochę mniej znane chmurowe rozwiązanie analityczne, które integruje kluczowe funkcje związane z zarządzaniem danymi: ich zbieranie i wizualizację, planowanie i prognozowanie czy analizę predyktywną.

– SAC nie jest hurtownią danych – podkreśla Marcin Rydlewski, dyrektor w zespole SAP PwC, który realizował wdrożenie SAC w firmie Maspex. – To narzędzie analityczne, które ma wyjątkową cechę w stosunku do całej reszty analitycznych rozwiązań na rynku: w SAC perspektywy raportowania i planowania współistnieją ze sobą. Środowisko pracy, chociażby dla kontrolingu, jest więc jedno. Dodatkowym elementem jest analityka predykcyjna. Zarówno z perspektywy raportowania, jak i planowania zyskujemy szereg mechanizmów machine learning, dzięki którym na podstawie danych historycznych jesteśmy w stanie lepiej przewidywać przyszłość. Ponieważ jest to rozwiązanie chmurowe, to jest ono przygotowane do tego, by otrzymywać dane z różnych źródeł.

Zadanie postawione przed osobami odpowiedzialnym za wdrożenie SAC w Maspex wymagało przyspieszenia zbierania danych z całej organizacji, w tym głównie od handlowców, którzy jednocześnie nie mogli być obciążani dodatkową pracą.

– Ciągle słyszeliśmy, że handlowcy są od sprzedawania, a nie od wypełniania formatek. Z drugiej strony potrzebujemy tych danych – zaznacza Izabella Lukaj.

Dlatego proces musiał być tak przygotowany, by wszystko było łatwiejsze i szybsze bez utraty możliwości zbierania informacji. – Do tej pory ten proces był poza systemem, co spowodowało, że przy 11 business unitach, w których działa po kilka grup klienckich, każdy miał swoje tabelki w Excelu, swoje formatki – wyjaśnia Izabella Lukaj. – Wyzwaniem było odnalezienie odwzorowania tych formatek w systemie. Zostało to zrealizowane według określonego standardu. Dziś mówimy o jednej formatce uwzględniającej specyfikę wszystkich uczestników procesu – dodaje.

"Mała łyżeczka", czyli sposób na sukces

Cały proces podzielono na dwa główne etapy. Go-Live obejmował wdrożenie kluczowych procesów zapewniających ciągłość biznesu, a etap rozwoju uruchamianie kolejnych, uwzględniających doświadczenia i potrzeby z pierwszego etapu. Dzięki temu osiągnięto istotną korzyść wynikającą z wyboru wdrożenia SAP w wersji public cloud – krótki czas realizacji. Z wielu powodów to właśnie dekompozycja jest kluczem do sukcesu. Pod warunkiem, że zostanie przeprowadzona krok po kroku i zgodnie z realnym trybem działania firmy.

Sukces oparty na doświadczeniu

Wdrożeniem S/4 HANA i SAC Maspex udowodnił, że sprawne przeprowadzenie procesu cyfrowej transformacji, bez zakłócenia ciągłości działania i przy zachowaniu określonych procedur oraz dobrych praktyk, a także przy wsparciu i zaangażowaniu osób decyzyjnych w firmie, jest możliwe. Kluczowe jest przy tym doświadczenie partnerów wdrażających, którzy wiedzą, jak podejść do konkretnego przypadku i jak zrealizować stawiany przed nimi cel w najkrótszym czasie.

– Osiągnęliśmy nasz nasz główny cel, jakim było przyspieszenie. Dzięki SAC handlowcy mogą opracowywać plany na dowolnym poziomie: od wysokiej agregacji do pojedynczego klienta. Drugim naszym priorytetem była standaryzacja we wszystkich 11 Business Unitach, w tym 5 zagranicznych, co też udało się zrealizować – zapewnia Izbella Lukaj.

Przykład Maspexu pokazuje, że chmurowe rozwiązania SAP to nie tylko technologia. Kluczowe jest zrozumienie, że sukces zależy od ludzi, procesów i strategii firmy. Dzięki temu przedsiębiorstwa stają się bardziej efektywne, zdolne do skuteczniejszego zarządzania danymi i podejmowania decyzji. A to jeden z głównych elementów budowanie przewagi konkurencyjnej na rynku.

Śnieżka w chmurze. Inteligentna infrastruktura IT sposobem na sukces

Transformacja cyfrowa to konieczność dla firm, które chcą odnosić sukcesy. I szansa na wejście na zupełnie nowy poziom rozwoju, co wiąże się z korzystaniem z nowoczesnych rozwiązań informatycznych wspomagających zarządzanie wszystkimi procesami w organizacji.

Nie da się dziś prowadzić liczącej się na rynku firmy bez nowoczesnych rozwiązań informatycznych. Pandemia tylko przyspieszyła proces cyfrowej transformacji, dodatkowo inspirując część przedsiębiorstw do przeprowadzenia zmian, które sprawiły, że w pełni przeszły w epokę przemysłu 4.0. Według danych SAP, aż 70 proc. firm w Polsce już posiada lub w najbliższych miesiącach planuje zakup oprogramowania dla firm. Przodują tutaj przedsiębiorstwa zajmujące się handlem oraz dystrybucją oraz produkcją, najczęściej są to duże i średnie organizacje. Nie oznacza to jednak, że ci którzy już teraz wyróżniają się wysokim poziomem automatyzacji i cyfryzacji spoczywają na laurach. Jedna trzecia z nich planuje w najbliższym czasie kolejne podobne zakupy.

Można powiedzieć – nie mają wyjścia. Pozostawianie procesów firmowych w formie zdecentralizowanej, bez możliwości pozyskania danych z każdego ich etapu, rozproszenie decyzyjności i planowania oraz brak korelacji między działaniami poszczególnych departamentów nie sprzyjają rozwojowi i budowaniu przewagi konkurencyjnej. Dobry produkt nie wystarczy. Potrzeba efektywnego magazynowania, transportu, powiązanych z tym narzędzi dla handlowców oraz dystrybutorów i dostarczających danych dla marketingu. To wszystko musi być spięte z systemami księgowymi i narzędziami analitycznymi, które pomogą podejmować decyzje zarówno na poziomie zarządu, jak i kierowników poszczególnych komórek.

Badani przez Oxford Economics, na zlecenie SAP, przedsiębiorcy, zapytani o to, co ich zdaniem jest najbardziej krytyczne dla osiągnięcia sukcesu w ich branżach, na pierwszym miejscu wymienili oferowanie klientom cyfrowych produktów i rozwiązań, a zaraz potem tworzenie inteligentnych fabryk i rozwijanie cyfrowych sieci dostaw. To dobrze pokazuje, w którą stronę należy iść, żeby nie zostać w tyle za konkurencją.

W tej sytuacji firmy mają dwie drogi – budowanie własnych systemów lub korzystanie z narzędzi oferowanych przez wyspecjalizowanych dostawców. Z drugą decyzją wiąże się wybranie rozwiązań chmurowych lub on-premise, czyli pozostających na urządzeniach klienta. I ta decyzja zdaje się jest już podjęta przez ogół – firmy masowo przechodzą na rozwiązania chmurowe. Według badania Harvard Business Review 83 proc. respondentów deklaruje, że chmura jest podstawą dla rozwoju ich organizacji, a 69 proc. dodaje, że ponad połowa ich firmowej infrastruktury i aplikacji będzie działać w chmurze w ciągu najbliższych dwóch lat.

Polskie przedsiębiorstwa nie chcą pozostać w tyle i szukają sposobu na skorzystanie z cyfrowej rewolucji. Tak jak Śnieżka, lider na rynku farb i lakierów, który zdecydował się na całkowite przeprojektowanie systemów front i back office oraz digitalizację doświadczeń.

Czas zmian

Dla Śnieżki transformacja cyfrowa była koniecznością i kamieniem milowym na drodze do dalszego rozwoju. Grupa Śnieżka, która produkuje rocznie 150 mln kg wyrobów i zatrudnia 1200 osób, potrzebowała sposobu na szybkie wdrożenie elastycznych rozwiązań IT, usprawniających właściwie wszystkie procesy – od produkcji przez logistykę po obsługę klienta.

Takich zmian nie robi się na własną rękę, tu potrzebne są doświadczenie i kompetencje. Dlatego do współpracy zaproszono ekspertów SAP Services and Support oraz doświadczonych partnerów wdrożeniowych.

SAP oferuje elastyczne systemy oprogramowania dla firm, które pozwalają na dostosowanie narzędzi do potrzeb, indywidualnych w każdym przypadku. Korzystając z wybranych pakietów, Śnieżka opracowała plan zmian. Ich celem było zwiększenie wydajności operacyjnej, usprawnienie działań z zakresu finansów, planowania i sprawozdawczości, połączenie strategii zakupów, produkcji i sprzedaży, wreszcie – automatyzacja w zarządzaniu transportem i magazynem.

Przed rozpoczęciem jakichkolwiek działań stworzono mapę drogową, plan zmian, oparty na – zdefiniowanych podczas spotkań z kadrą zarządzającą Śnieżki – potrzebach i celach. Kolejnym krokiem były konsultacje z klientami, dzięki którym uzyskano opinię dotyczącą dotychczasowego modelu funkcjonowania firmy na styku B2B i B2C oraz pożądanych kierunków ewolucji. Przeprowadzono kompleksowy audyt ówczesnego modelu działania i wytyczono ścieżkę zmian, które dotyczyły większości procesów dziejących się na co dzień w firmie.

Plan był ambitny, ale udało się. Dzięki przeprowadzonej transformacji Śnieżka uzyskała dostęp do danych w czasie rzeczywistym, co m.in. przyspieszyło proces podejmowania decyzji. Możliwe stało się kompleksowe planowanie łańcucha dostaw i realizacja strategii skoncentrowanej na klientach.

Cyfrowa rewolucja

Tak szerokie spektrum procesów, które należało ujednolicić i zoptymalizować, wymagało wdrożenia wielu różnych komponentów, z których stworzono spójny system zarządzania firmą. Dzięki temu, że SAP oferuje różnorodne moduły, dostosowane zarówno do konkretnych działań, jak i zoptymalizowane pod kątem różnych branż, stworzono jednolity system, który integruje w sobie wszystkie istotne działania organizacji.

Trzonem całego cyfrowego organizmu Śnieżki stał się SAP S/4 HANA, który jest jądrem systemu ERP oferowanego przez SAP. Jego rolą jest zapisywanie transakcji i zdarzeń, jakie dzieją się w firmie. To zazwyczaj jest podstawa każdego wdrożenia nowego systemu SAP, która następnie jest obudowywana aplikacjami, dobranymi w zależności od potrzeb danej organizacji.

W przypadku Śnieżki było tych aplikacji całkiem sporo, bo firma zdecydowała się na kompleksową transformację. Pierwszym dopełnieniem był SAP S/4 HANA Retail, wspomagający procesy sprzedażowe i zarządzanie towarem. Konieczna była też implementacja popularnego modułu SAP Extended Warehouse Management, który jest platformą do zautomatyzowanej obsługi ruchu towarów w magazynie. Blisko z nim związany jest SAP Transportation Management, pozwalający na kompleksowe planowanie i optymalizację procesów transportowych świadczonych zarówno z wykorzystaniem własnych zasobów, jak i firm trzecich.

Kolejnym elementem, istotnym z puntu widzenia podniesienia jakości obsługi i prezentacji produktów, był wdrożony w Śnieżce moduł SAP Customer Experience, pozwalający na współpracę całej organizacji w celu zapewnienia jak najlepszej obsługi klienta – dostarczający pełnych o nim danych, dopasowanych do każdego etapu kontaktu z odbiorcą, w zakresie marketingu, sprzedaży czy obsługi posprzedażowej.

To nie był koniec. Śnieżka wdrożyła też SAP Process Orchestration (platforma integracyjna aplikacji SAP i innych dostawców). Wszystkie aplikacje spięte są jednym interfejsem użytkownika SAP Fiori, dzięki któremu każdy pracownik ma dostęp do danych, które są mu niezbędne do efektywnego wykonywania zadań. Całość procesu transformacji przebiegała pod okiem ekspertów SAP, z wykorzystaniem wypracowanych przez tę firmę dobrych praktyk dla przemysłu chemicznego.

W efekcie, pod względem cyfrowym Śnieżka stała się zupełnie nową firmą, nowoczesną i elastyczną. Wymieniono większość używanych wcześniej rozwiązań, przenosząc znaczną część procesów do chmury. W ten sposób Śnieżka otworzyła sobie drogę do dalszego rozwoju na podstawie nowoczesnych narzędzi informatycznych w obszarze handlu, marketingu i logistyki, uzyskując dodatkową przewagę konkurencyjną dzięki możliwości jeszcze lepszego odpowiadania na potrzeby klientów detalicznych i hurtowych.

Cyfrowa chmura w HR. Trendy, które na pierwszym miejscu stawiają pracownika

Działy HR stoją dziś przed wyzwaniami, na które muszą reagować szybko i skutecznie. Od ich sprawności zależy pozycja firmy i jej konkurencyjność na rynku. Chcąc sprostać zadaniom, potrzebują nowoczesnych systemów, dających natychmiastowy dostęp do danych ułatwiających podejmowanie decyzji. Potrzebują rozwiązań chmurowych.

W wielu organizacjach pracę działów HR nadal wspomagają systemy pamiętające początki XXI w. Dane gromadzi się w nich lokalnie i są one trudno dostępne dla użytkowników końcowych. O ile jeszcze "twarde" HR, jako mocno związane z częścią finansową firmy, stoi pod względem integracji technologicznej na nieco lepszej pozycji, to już "miękka" część – w tym procesy rekrutacji, zarządzania talentami, sukcesji pracowniczej – ma się znacznie gorzej. Do tego lokalne systemy wymagają więcej czasu na ewentualne aktualizacje, a liderzy decydujący o wydatkach na IT nierzadko sceptycznie podchodzą do konieczności inwestycji w zasoby dla tych obszarów, koncentrując się na rozbudowywaniu części biznesowej.

W tym zakresie sukcesy na całym świecie odnoszą rozwiązania chmurowe, a w Polsce z ich wdrażaniem radzimy sobie nie najgorzej. Według danych SAP aż 80 proc. badanych firm deklaruje, że korzysta z usług cloud przynajmniej w jednym obszarze. Co więcej, w przeciętnej firmie wdrażane są obecnie w sześciu obszarach. To wynik powyżej średniej w regionie, a mamy szansę jeszcze go poprawić, bo 68 proc. menedżerów spodziewa się zwiększenia inwestycji w tym zakresie w ciągu najbliższych dwóch lat. A 7 na 10 pytanych oczekuje implementacji w swojej firmie przynajmniej jednej nowej usługi chmurowej w ciągu roku.

Według przewidywań McKinsey (raport "Chmura 2030") do 2030 r. rozwiązania typu cloud przyczynią się do wygenerowania przez polskie firmy dodatkowych 4 proc. PKB.

Wyzwania: rozproszenie i niekompatybilność

Rozproszenie i niekompatybilność dotyczą większości firm, które dopiero zamierzają rozpocząć transformację cyfrową lub są na początku tej drogi. Dane przechowywane w różnych standardach i miejscach, wielość narzędzi, które nie są ze sobą powiązane i działają w różnych formatach, to powszechne wyzwania szczególnie w działach, które nie odpowiadają bezpośrednio za kreowanie wyniku. O ile bowiem menedżerzy decydujący o wydatkach na rozwiązania IT rozumieją konieczność wdrażania innowacji na "froncie produkcyjnym", o tyle już takie działy jak HR nie mają wystarczającej siły przebicia, by "wywalczyć" dla siebie nowoczesne narzędzia.

Odpowiedź na rozproszenie i niekompatybilność była kluczowym wyzwaniem np. w Grupie Raben, która doskonale radzi sobie w obsłudze klientów w zakresie logistyki. Dotychczas firma stosowała jednak wiele różnych narzędzi do przeprowadzania procesów "twardego" i "miękkiego" HR, co w oczywisty sposób obniżało sprawność organizacji. W tej sytuacji zespół ds. zarządzania kapitałem ludzkim oraz liderzy organizacji nie mieli dostępu do kluczowych informacji.

Zapadła więc decyzja o ujednoliceniu i ustandaryzowaniu tych procesów. Firma zdecydowała się na rozwiązania z portfolio SAP SuccessFactors oraz autorskie narzędzia Gavdi, firmy, która jako partner SAP specjalizuje się we wdrażaniu tych rozwiązań. Udało się wyeliminować podwójne wprowadzanie danych HR, przyspieszono rozliczanie kadr i płac oraz zintegrowano systemy HR z innymi obszarami biznesowymi.

– Aby sprostać oczekiwaniom menedżerów i pracowników, postanowiliśmy ujednolicić i zestandaryzować rozproszone do tej pory działania HR. Zależało nam też na podniesieniu jakości procesów ewaluacyjnych i sukcesyjnych w organizacji. Dlatego też razem z Gavdi Polska w niecały rok wdrożyliśmy jedno środowisko cyfrowego HR dla ponad 5000 osób z 15 państw – mówi Anita Koralewska-Ratajczak, Head of HR Grupy Raben.

Przyciągnąć kandydata

Takich firm jak Raben jest coraz więcej. W obszarze HR już teraz rozwiązania chmurowe wykorzystuje 43 proc. przedsiębiorstw (SAP). Te dane już za chwilę będą jednak nieaktualne, bo kolejne 22 proc. planuje wdrożenia chmurowe w tym zakresie w ciągu najbliższego roku, a 14 proc. najdalej w ciągu 2 lat.

Co piąta firma nie myśli o wprowadzeniu tego rodzaju rozwiązań. Wiele jednak wskazuje na to, że przynajmniej część zmieni zdanie, bo zmusi je do tego sytuacja na rynku. I to zarówno pod względem czysto biznesowym (koszty vs. wydajność), jak i ludzkim. Nie tylko bowiem organizacja ocenia kandydatów, ale i ci oceniają organizację, również pod względem zaawansowania w wykorzystaniu nowych technologii. A przecież proces rekrutacyjny to pierwsza styczność kandydata z potencjalnym pracodawcą. Na jej podstawie w dużej mierze podejmuje on decyzję o rozpoczęciu współpracy.

Tu warto podkreślić jeszcze jedną korzyść z wdrożenia rozwiązań typu SuccessFactors, która ma niebagatelne znaczenie w czasie tak dużej rotacji pracowników (również wewnętrznej). Chodzi o możliwości, jakie dają one w przypadku sukcesji pracowników, czyli procesu, który do tej pory rzadko był w firmach odpowiednio zaplanowany i zorganizowany. Jak pokazuje przykład Grupy Raben, narzędzia SAP umożliwiają sprawne i skuteczne wdrażanie pracowników w nowe obowiązki.

Transformacja w Raben jest doskonałym przykładem na to, że przeniesienie do chmury narzędzi działu HR, jako wspierającego główny biznes, ma istotne przełożenie na efektywność i wyniki. Skupienie się na potrzebach kandydatów i pracowników daje wymierne efekty. Do nieprzekonanych niech przemówią dane. Boston Consulting Group wykazało, że firmy, które w centrum procesów transformacji cyfrowej stawiają pracowników, osiągają o 70 proc. wyższy współczynnik efektywności tej transformacji niż te organizacje, dla których pracownicy pozostają w tej zmianie mniej istotni.

Praca zdalna i hybrydowa

Od nowych form świadczenia pracy już nie uciekniemy. Niezależnie od tego, jak rozwinie się sytuacja pandemiczna, wielu pracowników nie zechce wrócić w pełni do biur. Co więcej, wydaje się, że model hybrydowy w wielu przedsiębiorstwach zagościł na dobre. Według badań SAP z 2021 r. aż 80 proc. pracowników tej firmy oczekuje możliwości pracy w trybie mieszanym. Tu przydają się rozwiązania SuccessFactors, które dają sposobność zarządzania poprzez chmurę doświadczeniami pracowników czy cyklem zatrudnienia. Pozwalają też na analizę wyników, w tym efektywności pracy zdalnej.

Warto też zauważyć, że niektórzy specjaliści pracowali w pełni zdalnie jeszcze przed pojawieniem się COVID-19. To programiści, czyli jedna z najbardziej poszukiwanych na rynku specjalności. Tacy pracownicy wymagają nie tylko odpowiednio dopasowanych narzędzi do pracy, ale takiego też procesu rekrutacji (zwykle w pełni zdalnego), co wpływa na ich decyzję o podjęciu współpracy.

Wszystko pod kontrolą

Z nieco innymi problemami zmagają się takie organizacje jak Lidl Polska. Firma zatrudnia 25 tys. pracowników. Tutaj każdy klient może być jednocześnie pracownikiem, odpowiednia strategia employee experience ma więc szczególne znaczenie. Lidl swoją strategię rekrutacji weryfikuje dwa razy do roku, dostosowując narzędzia i kanały dotarcia do aktualnych potrzeb.

– Rozmawiając z kandydatami, staramy się nie wpadać w pułapkę świetnej prezentacji. Zamiast opierać się na własnej interpretacji, poszukujemy potwierdzenia kompetencji, które będą przydatne w pracy. Sami także praktykujemy transparentne podejście – chcemy być spójni zarówno na etapie budowania kampanii rekrutacyjnych, jak i w fazie kontaktu z potencjalnymi pracownikami – mówi Magdalena Zimowska, Senior Recruitment Specialist w Lidl Polska.

I tutaj właśnie pojawia się miejsce do wykorzystania narzędzi chmurowych SAP SuccessFactors, które umożliwiają m.in. dokładną analizę efektywności na poszczególnych etapach naboru. I tak ustalono procedury, kroki, określono czas reakcji osób zaangażowanych w proces rekrutacji. Gromadzone w chmurze dane są dostępne dla każdego uprawnionego.

Jednym z najistotniejszych, jeśli nie najistotniejszym wskaźnikiem efektywności rekrutacji jest rotacja pracowników. Ci nie mają problemu z przekwalifikowaniem i ciągle szukają nowych możliwości.

– Zadaniem skutecznej rekrutacji jest przyciągnięcie oraz utrzymanie najlepszych talentów poprzez otwartą i swobodną komunikację, wsparcie w zakresie dobrostanu, a także technologię cyfrową, która pozwala prowadzić spójne praktyki i badać ich efekty. Oferowanie zindywidualizowanych doświadczeń sprzyjających zadowoleniu i zaangażowaniu to obecnie nadrzędny element HR – tłumaczy Katarzyna Rusek, członek zarządu i dyrektor HR w SAP Polska.

Jeśli przewidywania dotyczące tempa wdrożeń rozwiązań typu SAP SuccessFactors się spełnią, to już pod koniec 2024 r. 80 proc. firm w Polsce będzie korzystać z technologii HR w chmurze lub będzie w trakcie wdrażania tych rozwiązań. Tym samym będą one przygotowane na kolejne zmiany, jakie na pewno czekają rynek pracy. Bo jak pokazuje doświadczenie, rzeczywistość potrafi zaskoczyć, tworząc zupełnie nowe, nienapisane wcześniej scenariusze.